1. Wie is verantwoordelijk?
Covicon BV, Krommebeekstraat 22, 8930 Menen (België), ondernemingsnummer BE 0759.971.739, is verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Covicon maakt deel uit van Valtech Group. U bereikt ons via info@covicon.be of +32 56 23 67 31.
2. Welke gegevens verzamelen we, waarom en op welke grondslag?
- Contact- en demoformulier: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), functie (optioneel) en uw bericht. We gebruiken die om uw vraag te beantwoorden en een gesprek of demo in te plannen. Grondslag: uw verzoek en ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden.
- Fase-check (testaanvraag): dezelfde gegevens, plus uw productgegevens en maximaal drie foto’s die u zelf uploadt. We gebruiken ze om uw test voor te bereiden en u op te volgen. Grondslag: uw verzoek (voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst). Upload geen foto’s met personen erop.
- Gids aanvragen: voornaam, familienaam, bedrijf en e-mailadres. We sturen u een persoonlijke downloadlink, en een medewerker van Covicon mag eenmalig contact met u opnemen om na te gaan of de gids duidelijk was. Grondslag: uw toestemming, die u bij het aanvinken van het formulier geeft. U kunt ze op elk moment intrekken.
- Technische gegevens: uw IP-adres wordt tijdelijk verwerkt om misbruik en spam te voorkomen (beperking van het aantal aanvragen per uur of dag). We bewaren het enkel in gehashte vorm, niet leesbaar. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de website en de formulieren te beveiligen.
- Statistieken en advertenties (alleen na uw toestemming): zie punt 6 over cookies. Grondslag: uw toestemming.
We nemen bij elke aanvraag ook de tekst op die u toen te zien kreeg en het tijdstip, zodat we kunnen aantonen waarvoor u toestemming gaf. We nemen geen geautomatiseerde beslissingen over u en verkopen uw gegevens niet.
3. Met wie delen we uw gegevens?
Enkel met dienstverleners die in onze opdracht werken (verwerkers), op basis van een verwerkersovereenkomst:
- Supabase: opslag van aanvragen, foto’s en de gids (regio EU, Frankfurt).
- Resend: verzending van onze e-mails, zoals de bevestiging en de downloadlink van de gids (regio EU).
- GoDaddy: hosting van deze website.
- Cloudflare (Turnstile): onzichtbare controle of een formulier door een mens wordt ingevuld.
- Google (Google Tag Manager). Met uw toestemming laadt Tag Manager de meet- en advertentietools in punt 6.
Binnen Covicon en Valtech Group hebben enkel de medewerkers die uw vraag opvolgen toegang. Verder geven we gegevens enkel door als de wet dat verplicht.
4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige van bovenstaande partijen (zoals Google, Cloudflare en de aanbieders van advertentietools) zijn gevestigd in of hebben toegang vanuit de Verenigde Staten. Zij steunen daarvoor op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (EU-US Data Privacy Framework) of op standaardcontractbepalingen.
5. Hoelang bewaren we uw gegevens?
- Aanvragen via het contact-, demo- en fase-checkformulier, inclusief foto’s en bijhorende e-mails: tot 24 maanden na ons laatste contact. Wordt u klant, dan geldt voor de klantrelatie een langere termijn (bijvoorbeeld voor de boekhouding).
- Gidsaanvragen: tot 24 maanden na de aanvraag. De downloadlink zelf vervalt na 48 uur.
- Cookies: zie de tabel hieronder in punt 6.
Daarna verwijderen we de gegevens of maken we ze anoniem, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren.
6. Cookies en meetinstrumenten
Bij uw eerste bezoek vragen we via een banner of we meet- en advertentiecookies mogen plaatsen. Kiest u voor “Enkel noodzakelijk”, dan laden we die tools niet. Uw keuze kunt u op elk moment wijzigen via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina.
- Noodzakelijk: “covicon_consent” onthoudt uw keuze (365 dagen). Daarvoor is geen toestemming nodig. Bij het verzenden van een formulier gebruiken we ook een beveiligingscontrole (Cloudflare Turnstile) om spam te weren.
- Met toestemming: Google Tag Manager laadt Google Analytics 4 (bezoekersstatistieken), Microsoft Clarity (hoe bezoekers de pagina’s gebruiken), Meta Pixel (Facebook en Instagram) en LinkedIn Insight Tag (advertentiemeting). Die diensten plaatsen eigen cookies en verwerken onder meer uw IP-adres, uw apparaat en de pagina’s die u bekijkt.
U kunt cookies ook verwijderen of blokkeren in de instellingen van uw browser.
7. Uw rechten
U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid en op bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Hebt u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken zonder dat dit de eerdere verwerking aantast. Stuur uw verzoek naar info@covicon.be; we antwoorden binnen één maand. Om uw identiteit te controleren kunnen we u om bijkomende informatie vragen.
8. Klacht
Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Wijzigingen
We kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe tool gebruiken. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.